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Reducción de la Jornada Laboral

Mediante la Ley 2101 de Julio 15 de 2021, se estableció la reducción de la jornada máxima laboral de 48 horas semanales a 42 horas, a través de una reducción progresiva desde 2023 hasta 2026.

«Artículo 3. Implementación Gradual. La disminución de la jornada laboral
ordinaria de que trata esta ley, podrá ser implementada de manera gradual por el empleador:  Transcurridos dos (2) años a partir de la entrada en vigencia de la ley, se reducirá una (1) hora de la jornada laboral semanal, quedando en 47 horas semanales.»  Pasados tres (3) años de la entrada en vigencia de la ley, se reducirá otra hora de la jornada laboral semanal, quedando en 46 horas semanales. 
A partir del cuarto año de la entrada en vigencia de la ley, se reducirán dos (2) horas cada año hasta llegar a las cuarenta y dos (42) horas semanales, conforme a lo establecido en el artículo 2 de la presente ley».

¿Qué cambios debo implementar en mi empresa?

A partir del 16 de julio de 2023 el máximo de horas laborales a la semana son 47, así que debes ajustar el horario de tus empleados para que se cumpla este tope, teniendo en cuenta que las horas trabajadas después de 47 a la semana deben ser pagadas como horas extras.

El cambio más importante con esta reducción es que cambia el valor de la hora ordinaria y con ello, cambia el valor de  horas extras y recargos, pues ahora se deberá hacer sobre las 47 horas y no sobre las 48 como era anteriormente.

Cantidad horas al día = máx. horas laboradas semana / máx. días laborados semana

Es decir: 47 / 6 = 7,8333  (antes eran 8 horas diarias)

Esto da una jornada diaria de 7.8333 x 30 días = 235 Horas al mes

Valor hora ordinaria = (Salario del trabajador / horas al mes)

Es decir: $1.160.000 / 235 = $4.936,17 para el caso del salario mínimo

Ejemplo: La hora extra nocturna cuando se labora de noche luego de cumplida la jornada laboral ordinaria, se remunera con un recargo del 75%

Valor Hora extra nocturna = $4.936,17 + $3.702.12 = $8.638.29 sería el valor de la hora extra nocturna para un trabajador con un salario de $1.160.000.

¿Cómo realizo el cambio en BonERP?

Hemos realizado una actualización de manera masiva para que todos los contratos activos en el módulo de Nomina, tengan por defecto el campo Horas Trabajo mensuales en 235 horas. Con este cambio, el cálculo de las horas extras a partir de la quincena 30 de Julio ya tendrán reflejados los nuevos valores, entonces no debes realizar nada más en el sistema.

Si tu empresa maneja medias jornadas o se acogió a la reducción de 42 horas semanales de manera anticipada, también puedes actualizar este campo en el contrato manualmente.

Si tienes alguna duda con este proceso no dudes en escribirnos al chat de soporte.

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Si su compañía en la actualidad utiliza la modalidad POS para para facturar ventas o ingresos a sus clientes, esto cambiará a partir de Abril de 2023.

La DIAN estableció mediante la  Resolución 001092 del 1 de Julio de 2022 la entrada en vigencia del valor de cinco (5) UVT como tope máximo para la expedición del Documento equivalente POS.

Es decir que si el valor de la venta sin incluir impuestos es menor a 5 UVT se puede continuar usando el Sistema POS.  Si el valor de la venta sin incluir impuestos es mayor o igual 5 UVT, se debe expedir por obligación Factura Electrónica de Venta.
La UVT  también conocida como Valor Unidad Tributario, tiene un valor equivalente para el año 2023 de $42.412. Esto quiere decir que el límite para expedir ventas en POS será de $212.060.

¿ A partir de cuándo debo expedir facturas electrónicas si supera el límite de 5 UVT?
La resolución mencionada trae consigo un calendario de implementación:
Es importante tener presente que el 1 de enero de cada año el valor de la UVT es ajustado por la DIAN.
Se debe aclarar además que el cliente sin importar el monto de lo comprado podrá exigirle a su vendedor que le expida factura electrónica de venta en vez de Sistema POS.

Conozca cómo implementar en el sistema esta nueva norma, guiándose por el siguiente video.

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Documento Soporte de Adquisiciones a No Obligados a Facturar

El 9 de Febrero de 2021 la DIAN  publicó la Resolución 000012 por el cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica el anexo técnico  del Documento soporte en Adquisiciones efectuadas a Sujetos No obligados a Expedir factura de venta o Documento Equivalente que se enuncia en el articulo 55 de la resolución 000042 de Mayo de 2020.

¿Qué es el documento soporte?

Es el documento que usas para acreditar la compra de un bien o servicio, y que debe generar el comprador cuando hace transacciones con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente

¿Cuándo se usa?

Lo expides como comprador para documentar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, por medio de un documento con numeración autorizada por la DIAN, cuando el vendedor o prestador del servicio no está obligado a facturar.

¿Quiénes son obligados a expedirlo?

Estás obligado si adquieres un bien o servicio cuando haces compras o adquieres servicios a un proveedor no obligado a expedir factura de venta, para que puedas documentar la transacción y tener el soporte de costos, deducciones, o impuestos descontables, para tus declaraciones tributarias.

¿Cuáles son los requisitos?

Según lo indicado en la Resolución 00042 de 2020, los requisitos son:

1. Estar denominado expresamente como Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.

2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.

3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.

4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.

5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.

6. Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.

7. Detallar el valor total de la operación

8. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

9. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

La resolución 000488 del 29 de Abril de 2022 modifica la resolución 000012 en cuanto al plazo de obligatoriedad así:

La generación y transmisión de forma electrónica del Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste deberán implementarse por parte de los sujetos obligados a más tardar el primero (1) de agosto de 2022.

Finalmente, queremos hacerle la invitación para adquirir un software que le permita tener al día la información administrativa y comercial de su empresa y a su vez dar respuesta a las exigencias de la DIAN. En BonERP puede llevar control de sus pedidos, inventario, cartera, gastos y además cumplir con la obligación de facturar electrónicamente, emitir nómina electrónica y generar Documentos Soporte Electrónicos de manera ágil y sencilla.

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Facturación Electrónica

La factura electrónica es un documento legal para soportar la venta de productos o servicios, se genera por computador y se reporta a la DIAN en el momento que se genera. Tiene los mismos efectos legales que una factura convencional, pero se emite y recibe en formato electrónico (XML)

Este sistema fue adoptado en el país a través del Decreto 2242 de 2015, el cual estableció los términos de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal. Después el Marco legal evolucionó con la Ley 1819 de 2016 por medio de la cual se adoptó una reforma tributaria estructural y que tenía como meta la obligatoriedad para los contribuyentes obligados a declarar y pagar el IVA y el impuesto al consumo a partir del 1 de Enero de 2019. Las anteriores normas han sido afectadas por las resoluciones 2, 20, 30, 58 y 64 de la Dirección de Impuestos y aduanas Nacionales, Documentos en los cuales se establecen unos nuevos calendarios de implementación para expedir factura electrónica. 

La factura Electrónica tiene como objetivo principal digitalizar y enviar una copia detallada de cada factura (o documento electrónico como Nota Crédito y Nota Débito) a la DIAN, expedidos por:

-Los responsables de Iva y/o impuesto al consumo

-Todas las personas que tengan calidad de comerciantes, ejerzan profesiones independientes o presten servicios o enajenen bienes productos de la actividad agrícola o ganadera

-Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado-SIMPLE.

Adoptar este cambio implica:

-Que no se permitirá la modificación o anulación de una factura que ya haya sido emitida (esto debido a que la DIAN posee el XML original desde el momento de su expedición). De esta forma se controla el fraude por alteración de documento, si se desea modificar una factura se debe generar una nota crédito o débito que también se envía a la DIAN.

-Mayor control en el cálculo y pago del IVA, debido a que todas las facturas electrónicas le detallan a la DIAN el monto de subtotales, descuentos e  impuestos que se generaron por la transacción junto con los datos e información de emisor y adquiriente.

-Se reduce el riesgo de evasión fiscal al restringir las transacciones sin factura. La medida obliga a las empresas a presentar una factura electrónica para poder descontar un gasto o servicio adquirido. (La obligatoriedad de este requisito se adopta paulatinamente con un porcentaje anual que aún puede ser soportado con documento equivalente o POS)

¿Cómo funciona  el mecanismo de Validación Previa requerido para emitir Facturas Electrónicas?

La Validación Previa exige que un establecimiento, antes de expedir una factura electrónica válida, envíe primero a la DIAN –vía internet y en tiempo real—un documento que contenga toda la información de la factura o documento electrónico que se quiere emitir (NIT de quien compra y vende, productos o servicios facturados, impuestos cargados en la factura, retenciones, etc.)

La DIAN procederá a realizar validaciones y chequeos para validar, en tiempo real, si los datos de la factura se encuentran correctamente calculados y cumplen con los requisitos de ley, procediendo así a aceptar o rechazar la factura que el establecimiento pretende expedir.

La DIAN enviará un aviso al software del comercio aprobando o rechazando el documento, para que dicho software proceda a expedir la factura al adquirente o cliente final. Todo este proceso debe suceder en pocos segundos, para no generar retraso en la operación de un negocio.

¿Cómo puedo iniciar?

Si deseas iniciar el proceso y no sabes cómo facturar de manera electrónica, tienes tres opciones  para acogerte a la normativa.

Puedes facturar directamente con el software desarrollado por la DIAN, siempre y cuando poseas un certificado de firma digital adquirido con antelación y no necesites almacenar documentos ni manejar otros procesos en tu empresa como inventario o contabilidad;  puedes  realizar un desarrollo propio para integrar tu propio programa con los sistemas de la DIAN, lo cual puede ser muy costoso y demorado; o la tercera y opción más viable es adquirir un sistema de facturación y contable integrado a uno de los proveedores Tecnológicos avalados por la DIAN como BonERP. Esta opción te permitirá emitir facturas válidas a la vez que mantienes la información integrada a las demás áreas de la empresa, como compras, inventario, nómina, contabilidad, producción y más.

En este escenario es recomendable que el software que se escoja para dicho fin, este permanentemente en conexión con internet, o trabaje en la nube, ya que de esta manera se garantiza la conectividad con la DIAN.

De esta manera BonERP:

1. Genera la factura hace el envío de ésta a través del proveedor Tecnológico para validación a la DIAN.

2. Recibe el mensaje de aprobación o rechazo por parte de la DIAN, para proceder a la emisión o validar los errores o inconsistencias para que puedan corregirse (bien sea actualizando información de cliente, producto, impuesto o generando una nota crédito si fue rechazada) 

3. Recibida la aprobación de la DIAN, el  software emite la factura electrónica, y genera el envío del documento al adquirente para su aprobación o rechazo.

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Nómina Electrónica

El 11 de Febrero de 2021 la DIAN  publicó la Resolución 000013 por el cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del Documento soporte de Pago de Nómina electrónica y se adopta su anexo técnico.

Resumen de los principales aspectos de esta resolución:

  • El Documento Soporte de Pago de Nómina electrónica se configura como soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan por nómina a aquellas personas vinculadas a través de una relación laboral o legal vigente y reglamentaria. En ella se incluyen los valores devengados y deducidos por nómina.
  • Incluirá el Código Único de Documento soporte de pago de Nómina Electrónica – CUNE (Similar al CUFE que tiene Factura Electrónica).
  • Periodicidad del Documento de nómina electrónica: deberá generarse en forma mensual acumulando la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia respecto de los pagos o abonos en cuenta.
  • El plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, será dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual debió generarse la información.
  • Si al momento de la transmisión de la información del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, se presentan inconvenientes tecnológicos, deberá transmitir el documento soporte de pago de nómina o las notas de ajuste en un plazo máximo de 48 horas contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico del sistema de facturación.
  • Una vez generada y transmitida la información a la DIAN generará un documento electrónico que contiene la verificación de las reglas de validación. Cuando cumplan con las reglas de validación, la DIAN procederá a registrar el documento como «Documento validado por la DIAN» y remitirá un mensaje de validación.
  • En caso que el documento no cumpla con las reglas de validación, la DIAN remite un mensaje con el valor de «Documento Rechazado por la DIAN», en el que se indican las causas por las cuales la validación ha sido fallida. En este caso, se deberá realizar el procedimiento establecido hasta que se realice la validación con el valor «Documento validado por la DIAN».
  • Las Notas de ajuste al Documento Soporte de pago de Nómina electrónica, serán el mecanismo para la anulación del Documento Soporte de pago de nómina electrónica, estas podrán generarse para anular completamente el Documento Soporte o reemplazar la información.

De acuerdo a la resolución, se presentan los calendarios que definen los plazos que tienen para iniciar el proceso de habilitación, generación, transmisión y validación del Documento Soporte de pago de nómina electrónica.

  1. Calendario de implementación para sujetos de acuerdo con el número de empleados

2. Calendario de implementación Permanente

3. Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta